Zpráva o činnosti kontrolní komise Bytového družstva VÁNEK za dobu od 19. června 2014 do 18. června 2015.

Kontrolní komise BD VÁNEK, ale pouze o dvou členech byla zvolena na členské schůzi dne 19. června 2014 a činnost zahájila dne 16. září 2014 svým prvním jednáním. Tohoto jednání se zúčastnili p. Dražil Miroslav a p. Krejza Milan a na něm byl zvolen předsedou komise p. Krejza.

Na dalším jednání dne 7. října 2014 byl přijat návrhu dopisu pro představenstvo BD VÁNEK, kterým kontrolní komise oznámila představenstvu provedení komplexní kontroly hospodaření. Předseda kontrolní komise tento dopis předal představenstvu.

Při jednání dne 19. listopadu 2014 byl projednán průběhu komplexní kontroly hospodaření. Předsedou bylo konstatováno, že v hospodaření je řada nedostatků a že je nutné zpracovat zápis, se kterým bude seznámeno představenstvo družstva a členská schůze družstva v lednu 2015. Návrh zápisu z kontroly byl zpracován do konce roku 2014, a byl při jednání kontrolní komise dne 8. ledna 2015 kontrolní komisí schválen. Schválený zápis byl projednán s představenstvem dne 13. 1. 2015 a byl přednesen na členské schůzi družstva dne 28. 1. 2015. Na této členské schůzi byla kontrolní komise doplněna o p. Slavíka Milana.

Při jednání dne 2. února 2015 byl místopředsedou kontrolní komise zvolen p. Dražil. Zároveň byl projednán a schválen plán činnosti kontrolní komise na rok 2015.

Při jednání dne 15. března 2015 oznámil předseda KK členům komise, že se dne  12. 3. 2015 zúčastnil spolu s p. Šindelářem z představenstva a p. Červinkou technikem správcovské firmy přípravy podkladů pro rozúčtování nákladů. Cílem jednání bylo především stanovení nákladů a spotřeby u jednotlivých služeb. Při posuzování spotřeby p. Krejza zjistil nesrovnalost u vyfakturované spotřeby vodného a stočného. Jednalo se o to, že stavy odběru vody, které byly uvedeny v předávacím protokolu a jejichž fyzický odpočet byl proveden dne 9. 12. 2013 (jediný fyzický odpočet v rámci předávání BTC) byly vyfakturovány jako stavy odečtené k 31. 1. 2014. Šlo o nesrovnalost ve výši Kč 72.689,- za cca 958 m3 spotřebované vody. Předseda KK navrhl, aby se nesrovnalost řešila tím, že představenstvo požádá dopisem ASPO o vystavení dobropisu a zaslání výše uvedené částky na účet BD VÁNEK. Představenstvo s tím souhlasilo a dopis ASPO zaslalo dne 31. 3. 2015. Dne 28. 4. 2015 však ASPO dopisem odpověděla, že výše uvedenou nesrovnalost hradit nehodlá a k překvapení představenstva zaslala čtyři předávací protokoly s hlavičkou VEOLIA VODA, které za ASPO podepsal v zastoupení p. Lehký (proč, když oficiální zápis ke stejnému datu podepsala ředitelka ASPO p. Kynclová) a za BD VÁNEK předseda p. Bartošík. V těchto protokolech jsou stavy patních měřidel fyzicky odpočtené dne 9. 12. 2013 zapsány jako stavy ze dne  31. 1. 2014. Pan Bartošík tedy podepsal jednak oficiální protokol o předání a převzetí BTC mezi ASPO a BD VÁNEK, kde jsou pravdivé odpočty k 9. 12. 2013, ale i čtyři předávací protokoly s hlavičkou VEOLIA VODA se stejnými stavy odpočtů ovšem s datem předání k 31. 1. 2014.  Pan Bartošík tím, že podepsal i uvedené protokoly zpochybnil provedení fyzického odpočtu vody na patních vodoměrech dne 9. 12. 2013, který byl uveden v oficiálním předávacím protokolu.  ASPO toho využila a do spotřeby vody zahrnula i měsíce říjen a listopad 2013. Toto ale nelze prokázat, protože faktury byly po účetní i právní stránce bezchybně provázané. Za pomoci paní Gejdošové, která pracuje v PVK, to zjistilo představenstvo v součinnosti s kontrolní komisí, když provedlo rekapitulaci všech faktur ASPO za rok 2013. Představenstvo proto na další vymáhání finančních prostředků od ASPO rezignovalo a výše uvedené náklady zahrnulo do vyúčtování. V důsledku toho spotřeba vody u patních vodoměrů byla kalkulována za 14 měsíců a spotřeba u bytových vodoměrů pouze za 12 měsíců. To vedlo k tomu, že rozdíly spotřeby mezi patními a bytovými vodoměry se zvýšily o 958 m3, čímž došlo k navýšení ceny vody za m3 u jednotlivých odběrných míst, což se projeví při vyúčtování služeb za rok 2014, které vám bude zasláno.

Kontrolní komise BD VÁNEK v rámci jednání dne 30. března 2015 překontrolovala účetní závěrku k 31. 12. 2014. Poté bylo připraveno a projednáno stanovisko k ní.

V rámci jednání dne 20. dubna 2015 byly projednány výsledky výběrového řízení na výměnu vodoměrů a instalaci měřidel tepla v bytech a nebytových prostorech BD VÁNEK.
p. Krejza seznámil členy kontrolní komise s dokumentací k výběrovému řízení a se závěrečnou zprávou výběrové komise. Konstatoval, že podle jeho názoru výběrové řízení proběhlo v souladu se Stanovami. Proto předseda doporučil, aby do zprávy výběrové komise bylo doplněno vyjádření kontrolní komise takto: „Kontrolní komise posoudila všechny aspekty výběrového řízení a neshledala žádné nedostatky. Výběr byl proveden v souladu s ustanovením Stanov BD Vánek“.

Při posledním jednání KK dne 15. června 2015 byla projednána dnes předkládána zpráva a návrhy na odměny pro členy kontrolní komise.

Nelze říci, že se kontrolní komise BD VÁNEK za rok své činnosti zaměřila pouze na jednání. Prováděla i jiné úkony. Podílela se například na činnosti představenstva tím, že posuzovala zpracované dokumenty (Stanovy, Rozhodnutí ČS pro rozdělení nákladů pro účely vyúčtování záloh, Mandátní smlouva o správě nemovitostí). Po posouzení zpracovala stanoviska k účetní závěrce, k provedenému výběrovému řízení. Zpracovala i své připomínky k provedenému vyúčtování záloh a k vyčíslení přeplatků a nedoplatků po provedených změnách v rámci finančního vyrovnání vyplývajícího z propočtů nových cen bytů. Předseda KK družstva se pravidelně zúčastňoval jednání představenstva BD.

V souladu se svým plánem činnosti provedla KK i následnou kontrolu odstranění nedostatků z kontroly hospodaření provedené v měsících říjen 2014 až leden 2015. Následnou kontrolou bylo zjištěno, že podstatná část nedostatků uvedených v zápise z kontroly hospodaření z 13. ledna 2015 byla odstraněna.

Byl naveden systém do hospodaření s finančními prostředky. U bank jsou sice ještě vedeny 4 účty, ale byl určen jeden účet, kam se mají zasílat platby za zálohy a úvěr. Někteří nedisciplinovaní členové BD však stále ještě zasílají platby na dva účty Sberbank, a proto nebylo možné tyto účty zrušit. Kontrolní komise navrhuje, aby účty byly zrušeny k 
31. 7. 2015 a zůstaly pouze účty u Komerční banky. Upozorňuji proto na to, aby si všichni členové, kteří zasílají platby převodem, zajistili provádění plateb na určený účet v Komerční bance. Platby na správný účet prostřednictvím SIPO již zajistila správcovská firma.

Správcovské firmě byla upřesněna činnost v oblasti evidence majetku a účtování
a byla s ní uzavřena obnovená mandátní smlouva. Tím, že byla evidence majetku a účtování plně předána správcovské firmě, došlo ke zlepšení evidence pohledávek a závazků, ke zlepšení prověřování správnosti a likvidace faktur a k pravidelnému schvalování proplácení faktur. K zajištění služeb byly uzavřeny nové smlouvy. Bylo vyřešeno i vrácení úroků těm členům, kteří zaplatili v roce 2013 další členský vklad, nebo jeho část, ale
o vyplacení finančních prostředků rozhodne teprve dnešní ČS.

V hospodaření s fondy byl rovněž naveden systém. O tom jste se mohli přesvědčit z materiálů vydaných pro tuto schůzi, které jste obdrželi.

Hospodaření s finančními prostředky v příruční pokladně odpovídá požadavkům. Limit finančních prostředků pro pokladnu byl stanoven na Kč 7.500,-. Nadbytečné prostředky z pokladny zjištěné kontrolou hospodaření byly převedeny v měsíci únoru 2015 na účet v bance. K 31. 5. 2015 bylo v pokladně Kč 7.271,-.

Zlepšil se stav ve vedení vnitřních dokumentů BD. Veškeré písemnosti jsou již zpracovávány v daných lhůtách, jsou vhodně ukládány do skříní a jednotlivé složky jsou přehledně uspořádány.

Vyúčtování záloh za služby spojené s užíváním bytu i finanční vyrovnání vyplývající z propočtů nových cen bytů se opozdilo, vzhledem k problémům s vyúčtováním vodného
a stočného, které jsem popsal výše. Nicméně obojí je připraveno a měli byste to obdržet do konce tohoto měsíce.

Myslím si, že z výše uvedeného je zcela patrné, že členové kontrolní komise vynaložili nemálo času i úsilí k tomu, aby pomohli představenstvu odstranit nedostatky z kontroly hospodaření a přispěli k tomu, aby hospodaření družstva bylo pokud možno bezproblémové.

Je možné konstatovat, že se podařilo výrazným způsobem zlepšit činnost představenstva BD VÁNEK, což by mělo vést ke spokojenosti nás všech.